Если с игроком происходит адекватное общение, то прежде чем отправить писать обращение, команда должна попытаться решить все приемлимым для обоих сторон путем.

Если что-то пошло не так, то лучше расписать конкретный случай, где суть проблемы будет видна наглядно.